AI i automatyzacja pracy biurowej — od procesu do pilotażu
Opis szkolenia
Szkolenie z automatyzacji procesów biurowych dla osób, które chcą uporządkować powtarzalne zadania i świadomie dobrać narzędzia do ich wykonania. Uczestnicy analizują raportowanie, przetwarzanie danych, przygotowanie dokumentów i komunikację wewnętrzną.
Program pokazuje, kiedy wystarczy usprawnienie procesu lub automatyzacja oparta na regułach, a kiedy warto wykorzystać sztuczną inteligencję. Łączy analizę zadań z ćwiczeniami na przygotowanych arkuszach i przykładach automatyzacji.
Rezultatem szkolenia jest projekt ograniczonego pilotażu: opis procesu, podział odpowiedzialności między narzędzia i człowieka, sposób kontroli oraz kryteria oceny. Zakres jednodniowego warsztatu obejmuje projektowanie i testowanie prostych rozwiązań.
Dla kogo
Dla pracowników administracyjnych i operacyjnych, analityków, specjalistów finansowych, osób przygotowujących raporty oraz menedżerów procesów. Wymagana jest podstawowa umiejętność pracy z arkuszem kalkulacyjnym.
Korzyści dla uczestników i firmy
- Rozpoznanie powtarzalnych zadań i przyczyn strat czasu.
- Ocena, które czynności warto automatyzować.
- Dobór narzędzia do rodzaju danych i oczekiwanego wyniku.
- Zaprojektowanie współpracy arkusza, automatyzacji i narzędzia ai.
- Ustalenie punktów kontroli oraz postępowania w przypadku błędu.
- Przygotowanie projektu pilotażu możliwego do oceny przed szerszym wdrożeniem.
Metody pracy
Około 70% czasu zajęć stanowią mapowanie procesów, praca na arkuszach, testowanie przygotowanych rozwiązań i projektowanie pilotażu. Pozostały czas obejmuje demonstracje oraz krótkie wprowadzenia. Ćwiczenia wykorzystują dane przykładowe i kopie plików.
Program szkolenia
1. Proces przed narzędziem — 60 minut
- Zadanie a proces: dane wejściowe, kolejne czynności i rezultat.
- Powtarzalność, wyjątki i miejsca powstawania błędów.
- Ćwiczenie: mapa procesu przygotowania cyklicznego raportu.
2. Co automatyzować i w jakiej kolejności — 75 minut
- Ocena częstotliwości, nakładu pracy i kosztu pomyłki.
- Uproszczenie procesu przed jego automatyzacją.
- Ćwiczenie: wybór pierwszego zadania do pilotażu.
3. Arkusz i automatyzacja oparta na regułach — 75 minut
- Importowanie, porządkowanie i sprawdzanie danych.
- Rola formuł, zapytań i makr w zadaniach powtarzalnych.
- Ćwiczenie: test przygotowanego rozwiązania oraz sprawdzenie wyniku na danych kontrolnych.
4. Gdzie wykorzystać sztuczną inteligencję — 75 minut
- Klasyfikacja treści, podsumowanie informacji i przygotowanie komentarza.
- Rozdzielenie obliczeń od interpretacji i redagowania tekstu.
- Ćwiczenie: opracowanie komentarza do zestawienia i sprawdzenie zgodności z danymi.
5. Łączenie etapów i kontrola błędów — 75 minut
- Podział procesu na zadania narzędziowe i decyzje człowieka.
- Kontrola kompletności, poprawności oraz sytuacji nietypowych.
- Ćwiczenie: zaprojektowanie ścieżki „dane — przetwarzanie — opis — akceptacja”.
6. Projekt pilotażu i ocena efektów — 60 minut
- Zakres testu, właściciel procesu i warunki zatrzymania.
- Porównanie czasu wykonania, jakości i liczby poprawek.
- Ćwiczenie: karta pilotażu oraz plan następnych działań.
Podsumowanie
Jednodniowe szkolenie z ai i automatyzacji pracy biurowej pomaga przejść od pomysłu do uporządkowanego projektu pilotażowego. Uczestnicy uczą się dobierać narzędzia, pracować z danymi i kontrolować rezultaty. Program wspiera usprawnianie raportowania i innych powtarzalnych procesów w firmie.
Materiały dla uczestników
Mapa procesu, arkusz wyboru zadań, przykładowe pliki ćwiczeniowe, lista kontrolna testów oraz karta pilotażu.
Przygotowanie do szkolenia
Komputer i uzgodnione środowisko arkusza kalkulacyjnego. Przed szkoleniem ustalamy dostępne funkcje, możliwość korzystania z makr i narzędzi ai oraz poziom uczestników.
