Asertywność jest jedną z kluczowych kompetencji każdego lidera, który chce efektywnie zarządzać zespołem i budować pozytywne relacje w pracy. Dla szefa, który wyrósł z grona pracowników, umiejętność zachowania asertywności jest szczególnie ważna, ponieważ musi on znaleźć równowagę pomiędzy byciem częścią zespołu a pełnieniem roli przełożonego. W tym kontekście asertywność oznacza nie tylko stanowcze wyrażanie swoich opinii i oczekiwań, ale także otwartość na potrzeby innych oraz umiejętność rozwiązywania konfliktów w sposób szanujący obie strony.
Jak rozwijać asertywność, będąc szefem wyrastającym z zespołu?
Przejście z roli pracownika na stanowisko szefa często wiąże się z koniecznością zmiany sposobu komunikacji i zachowania. Asertywność w takiej sytuacji oznacza zdolność do wyznaczania nowych granic w relacjach, jednocześnie zachowując zdrowe, koleżeńskie stosunki z zespołem. Oto kilka przykładowych ćwiczeń, które mogą pomóc w rozwijaniu asertywności:
- Ćwiczenie „Trzy kroki komunikatu asertywnego” – ćwicz formułowanie komunikatów, które zaczynają się od opisu sytuacji („Zauważyłem, że…”), następnie wyrażają uczucia („Czuję się…”), a kończą sugestią lub prośbą („Proszę o…”). To pomaga w klarownym i spokojnym przekazywaniu swoich oczekiwań.
- Symulacje sytuacji konfliktowych – przećwicz różne scenariusze konfliktów w pracy, stawiając na praktykę asertywnej reakcji. Przeanalizuj reakcje z perspektywy obydwu stron, by lepiej zrozumieć ich odczucia i potrzeby.
- Samorefleksja po trudnych rozmowach – analizuj swoje reakcje po każdym spotkaniu, podczas którego musiałeś być stanowczy. Zastanów się, co poszło dobrze, a co można było zrobić inaczej. Dzięki temu będziesz bardziej świadomy swoich działań.
- Budowanie nowych granic w relacjach z zespołem – Po przejściu na stanowisko kierownicze ważne jest ustalenie nowych zasad współpracy. Można to osiągnąć poprzez otwartą rozmowę z zespołem, w której szef jasno komunikuje, że chociaż nadal jest częścią grupy, jego rola uległa zmianie i wiąże się z nowymi odpowiedzialnościami. Warto w tym kontekście podkreślić, że zależy mu na kontynuacji dobrych relacji, ale teraz będzie musiał podejmować również decyzje, które mogą być niepopularne.
- Stosowanie techniki „stopniowania asertywności” – Gdy pojawia się trudna sytuacja, warto wypróbować metodę stopniowania asertywności, czyli zaczynanie od delikatnego wyrażenia swoich oczekiwań, a następnie stopniowe wzmacnianie komunikatu w miarę potrzeby. Na przykład, jeśli pracownik nie przestrzega terminów, najpierw można przypomnieć o konsekwencjach opóźnień. Jeśli to nie przynosi efektu, należy stanowczo podkreślić, że takie zachowanie jest nieakceptowalne.
- Praca nad pewnością siebie poprzez rozwijanie samoświadomości – Świadomość swoich mocnych stron i obszarów do rozwoju pomaga w pewnym wyrażaniu swoich oczekiwań oraz opinii. Warto regularnie analizować własne działania i reakcje, np. poprzez prowadzenie dziennika asertywności, w którym zapisuje się sytuacje wymagające stanowczości oraz sposób, w jaki udało się je rozwiązać. Dzięki temu łatwiej zauważyć postępy i określić, w jakich obszarach warto jeszcze popracować.
Przykłady dobrych praktyk i sytuacji z życia Asertywnego szefa
Oto kilka przypadków, w których asertywna reakcja szefa może przynieść korzyści:
- Pracownik stale przychodzi spóźniony do pracy
Asertywna reakcja: Szef wyraża swoje niezadowolenie z zachowania, mówiąc: „Zauważyłem, że ostatnio przychodzisz spóźniony do pracy. Rozumiem, że mogą zdarzać się różne okoliczności, ale proszę, abyś był bardziej punktualny, ponieważ wpływa to na organizację pracy zespołu.”
- Podwładny często krytykuje decyzje przełożonego w obecności innych pracowników
Asertywna reakcja: Szef zaprasza pracownika na indywidualną rozmowę i mówi: „Zauważyłem, że otwarcie wyrażasz swoje wątpliwości dotyczące moich decyzji podczas spotkań zespołu. Cenię Twoje opinie, ale chciałbym, abyś w takich sytuacjach podchodził do mnie bezpośrednio, zamiast poruszać te tematy publicznie.”
- Pracownik unika realizacji trudnych zadań, które są w jego zakresie obowiązków
Asertywna reakcja: Szef jasno wyraża swoje oczekiwania: „Chciałbym, abyś podejmował się realizacji wszystkich zadań, również tych trudniejszych. Jestem tutaj, aby Cię wspierać, więc jeśli potrzebujesz wskazówek, chętnie pomogę.”
- Zespół jest przeciążony pracą i narasta frustracja
Asertywna reakcja: Szef podejmuje rozmowę z zespołem, przyznaje, że sytuacja jest trudna, i wyraża chęć znalezienia wspólnego rozwiązania. Mówi: „Wiem, że ostatnio mamy dużo pracy. Zastanówmy się wspólnie, jak możemy lepiej zorganizować nasze zadania, aby rozłożyć obciążenie równomiernie.”
- Podwładny często przerywa wypowiedzi innych na spotkaniach
Asertywna reakcja: Szef zwraca uwagę na zachowanie, mówiąc: „Zauważyłem, że często przerywasz innym, kiedy mówią. Warto, aby każdy miał możliwość wyrażenia swojej opinii bez zakłóceń. Proszę Cię, abyś pozwolił innym skończyć wypowiedź, zanim zaczniesz mówić.”
- Pracownik zgłasza potrzebę pracy zdalnej w sytuacji, gdy nie jest to możliwe ze względu na charakter jego obowiązków
Asertywna reakcja: Szef wyjaśnia, dlaczego praca zdalna nie jest możliwa, jednocześnie okazując zrozumienie: „Doceniam Twoje zaangażowanie i rozumiem, że praca zdalna byłaby wygodniejsza, ale obecnie potrzebujemy Cię na miejscu. Jeśli jednak są inne kwestie, które moglibyśmy poprawić, aby ułatwić Ci pracę, chętnie porozmawiamy o alternatywach.”
- Pracownik odmawia wykonania zadania, twierdząc, że nie należy do jego obowiązków
Asertywna reakcja: Szef wyjaśnia znaczenie zadania i jego wpływ na pracę zespołu, mówiąc: „Rozumiem, że nie zawsze wykonujesz takie zadania, ale obecnie jest to niezbędne, abyśmy mogli osiągnąć nasze cele. Proszę, abyś podjął się tego, a ja zapewnię Ci wsparcie, jeśli będzie potrzebne.”
- Pracownik wykazuje bierną postawę podczas spotkań, nie angażuje się w dyskusje ani nie dzieli się pomysłami
Asertywna reakcja: Szef zwraca uwagę na brak zaangażowania w rozmowie indywidualnej: „Zauważyłem, że podczas ostatnich spotkań nie zabierasz głosu. Twoje opinie są dla mnie ważne, dlatego zachęcam Cię, abyś aktywnie uczestniczył w dyskusji. Twoje pomysły mogą przyczynić się do lepszych wyników zespołu.”
- Pracownik oczekuje natychmiastowej odpowiedzi na e-mail, mimo że szef jest zajęty innymi zadaniami
Asertywna reakcja: Szef ustala jasne granice dotyczące dostępności i priorytetów, mówiąc: „Rozumiem, że sprawa jest dla Ciebie ważna, ale mam teraz inne pilne zadania. Odpowiem na Twój e-mail w ciągu dnia. Proszę o cierpliwość.”
Wnioski
Asertywność w zarządzaniu to nie tylko wyrażanie swojego zdania, ale także umiejętność słuchania innych, szukania kompromisów i budowania wzajemnego szacunku. Praktykowanie asertywności wymaga świadomego wysiłku i ciągłego doskonalenia swoich umiejętności. Szef, który stawia na asertywność, stwarza warunki sprzyjające efektywnemu i zdrowemu funkcjonowaniu całego zespołu.
Zobacz nasze szkolenie: „Asertywny szef”
