„Współpraca z pracownikami zewnętrznymi/podwykonawcami szanse i zagrożenia” – warsztaty szkoleniowe dla kadry kierowniczej średniego i niższego szczebla w obszarach, produkcji, serwisu, usług itp…
Wstęp:
Szkolenie warsztatowe pomoże mistrzom, brygadzistom, liderom, koordynatorom itd w sprawnym komunikowaniu swoich oczekiwań i wymagań wobec pracowników outsourcingowych, efektywnym rozwiązywaniu problemów, podnoszeniu ich motywacji i zaangażowania oraz dawania sobie rady w sytuacjach potencjalnych konfliktów, oporu czy wręcz odmowy pracy. Warsztat pomaga również wzmocnić autorytet pośrednich przełożonych u podległego zespołu jak również działów współpracujących.
„Jeśli Twoi ludzie przestali do Ciebie przychodzić, to jest źle. Bo albo się Ciebie boją, albo uważają, że to strata czasu.”
Colin Powell
Główne cele:
Na szkoleniu poznasz różne aspekty mające wpływ na budowanie autorytetu przełożonego z ramienia firmy zlecającej, motywowanie pracowników podwykonawcy, sprawne komunikowanie się z nimi i z ich bezpośrednimi przełożonymi w sytuacjach trudnych:
- Poznasz na warsztatach jakie postawy/zachowania/komunikaty sprzyjają zwiększeniu motywacji pracownika podwykonawcy do działania
- Zdobędziesz wiedzę, która pozwala kształtować w pracownikach zachowania proaktywne
- Dowiesz się jakie postawy/zachowania mają wpływ na budowanie autorytetu w podległym zespole
- Zrozumiesz jakie narzędzia, którymi dysponujesz możesz wykorzystać do motywacji indywidualnej i zespołowej w pracy z podwykonawcą i jego ludźmi
- Poznasz zasady skutecznej komunikacji, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania w zespole pracowników outsourcingowych
- Poznasz metodologię, która umożliwia sprawnie prowadzić „trudne rozmowy” z pracownikami podwykonawcy
- Zdobędziesz wiedzę na temat narzędzi, które można wykorzystać podczas efektywnego delegowania zadań i udzielania informacji zwrotnej
- Zrozumiesz znaczenie swoich emocji i emocji innych ludzi w jaki sposób na poziomie świadomym i podświadomym wpływają na sprawną komunikację
- Nauczysz się, jak radzić sobie z postawami agresywnymi ze strony pracowników i współpracowników podwykonawcy
- Zrozumiesz jakie zachowania sprzyjają tworzeniu i zaostrzaniu się sytuacji konfliktowych
W szkoleniu zastosowane zostaną metody aktywizujące uczestników:
- Gry i zadania symulacyjne oraz..
- Uczestnicy wspólnie wypracują oraz otrzymają drukowane narzędzia do pracy w postaci NIEZBEDNIKI KOORDYNATORA oraz MANUALE ( DO POWIESZENIA W OBSZARACH, SCHOWANIA „POD REKĄ” itd.)
- Uczestnicy otrzymają zadania przed i po szkoleniowe
- Realizacja warsztatów odbywa się zgodnie z podziałem na: cześć warsztatowa (ćwiczenia, zadania, gry itd..) 70%, cześć teoretyczna (mini prezentacja PP. Dyskusja moderowana, wymiana doświadczeń) 30%.
Program (szkolenie 2 dni – 2x7h z przerwami)
Dzień I 8.00 – 15.00
Powitanie, przedstawienie uczestników, zasady i cele szkolenia, oczekiwania.
- Wprowadzenie do tematu – poznajmy się, „Pojedynek na śnieżki” gra symulacyjna
- Zasady szkolenia – czytelna umowa, kontrakt jako podstawa efektywnego zarządzania pracownikami podwykonawcy
- Kierowanie zespołem podwykonawców – specyfika pracy reprezentanta firmy zleceniodawcy
- Wspólnota czy rozbieżność celów firmy zleceniodawcy i firmy podwykonawcy – fikcja czy realia?
- Najważniejsze problemy i wyzwania w pracy z pracownikami podwykonawcy – praca wspólna na FCH (flipchart)
- Nasze oczekiwania od szkolenia, czyli… nad czym możemy i powinniśmy pracować?
- Rola Kierownika, mistrza, brygadzisty – szefa obszaru zleceniodawcy
- Ćwiczenie na dobry początek: „Test rewolwerowca” – główne zasady efektywności w pracy z podwładnymi – wnioski na FCH
- Kim jest koordynator jako przedstawiciel głównego odbiorcy pracy?
- Zadania koordynatora firmy zleceniodawcy – praca na FCH
- Motywacja do działania – największe wyzwanie szefa, co nas motywują a co demotywuje do pracy z pracownikami podwykonawcy
- Co może przedstawiciel odbiorcy? – umowy i zakres wymaganej pracy, zasady BHP i Ppoż. Itd..
- Rola kierownika, szefa, – bezpośredniego przełożonego, pracowników zewnętrznych
- Kierownik firmy outsourcingowej – wróg czy przyjaciel?
- Jak współpracować z bezpośrednimi przełożonymi z pracowników zewnętrznych
- Pozytywna komunikacja jako podstawa efektywnej współpracy
- Skuteczne i szybkie kanały komunikacji z szefem pracowników zewnętrznych
- Jak się umawiać i skutecznie egzekwować ustalone zasady – przykłady z Waszej pracy
- Jak Koordynator buduje lub niszczy swój autorytet w obszarach pracy z podwykonawcą?
- Trzy źródła autorytetu koordynatora
- Doświadczenie Milgrama – krótki film edukacyjne, wnioski do dalszej pracy
- Sztuka efektywnej komunikacji werbalnej i pozawerbalnej
- Style komunikacyjne w pracy z hydraulikami, eklektykami, konserwatorami technicznymi, itp.
- „Słowa mają znaczenie” praca z manualem, zakazane słowa i wyrażenia w komunikacji z podwładnymi i przełożonymi.
- Filary komunikatywnego koordynatora, kierownika…
- Gracz czy ofiara? – doświadczenie z lewitującym długopisem
- Test komunikacji koordynatora – sprawdź w którym oknie Johary siedzisz?
- Najważniejsze umiejętności interpersonalne koordynatora – Zadanie symulacyjne: „Kopia czy oryginał?”
- Techniki i metody wpływu w pracy z ludźmi – Zadanie symulacyjne: „Historia pewnego osiołka” – sztuka słuchania i perswazja przekonywanie itd..
- Jak być konsekwentnym i wymagać konsekwencji od innych pracowników?
- Przykłady z życia wzięte – praca na materiale szkoleniowym
Dzień II 8.00 – 15.00
- Delegowanie zadań jako narzędzie motywacji lub demotywacji w zespole podwykonawców.
- Co to jest delegowanie zadań?
- Strefy delegowania zadań
- Kiedy i jak delegować zadania?
- Krótkie polecenie czy dłuższa rozmowa?
- Sześć kroków w delegowaniu zadań i kompetencji
- Sześć błędów w delegowaniu zadań
- Sztuka przekazywania informacji zwrotnej FEEDBACK – jak egzekwować zadania?
- Cele i główne zasady feedback
- Sześć kroków w przekazywaniu informacji zwrotnej
- Monitoring czy kontrola pracy w obszarach zleconej pracy
- Pochwała czy reprymenda? – co może koordynator, kierownik…?
- Ocena pracy zamiast ocena pracownika – jak nie tworzyć pola do konfliktu
- Rola kierownika, szefa – bezpośredniego przełożonego – kiedy info do pracownika a kiedy do jego przełożonego?
- Zarządzanie konfliktem – najlepiej zapobiegać!
- Teoria konfliktu – pozytywne i negatywne aspekty konfliktów w pracy
- Główne źródła konfliktu: „Historia jajka – Kargula czy Pawlaka?”
- Trzy obszary konfliktu – na które mamy wpływ- Strefa troski i strefa wpływu wg S. Coveya
- Rozdaje konfliktów i jak im zapobiegać – praca na materiale szkoleniowym
- „Trudne rozmowy z pracownikami zewnętrznymi” – jak dać sobie radę?
- Trudny pracownik?, czy może…. Zbyt uległy koordynator, kierownik..?
- Asertywność czy empatia w pracy koordynatora zespołu podwykonawców – ćwiczenie: „Dramatyczny lot balonem” – wnioski do pracy
- Powody trudnych zachowań pracowników zewnętrznych – zanim podejmiesz decyzję zawsze sprawdź „O co chodzi?” – ćwiczenie symulacyjne: „Jak otworzyć dłoń”
Techniki psychologicznej perswazji i wpływu w naszej praktyce
Z życia kierownika – przeżyjmy to jeszcze raz – scenki sytuacyjne z zastosowaniem manuali (niezbędniki kierownika)
- Dlaczego ja?
- A co Ty możesz mi zrobić? – To nie Ty jesteś moim szefem?
- Mam to gdzieś, za mało mi płacą!
- No przecież jest zrobione!
- To nie moja, nasza wina!
- Nikt mi za to nie płaci – to nie moja sprawa, odpowiedzialność, robota…!
- Świadome opóźnianie pracy, wyjścia na przerwy, papierosy, telefony… itd.
- Wykonanie pracy niezgodnie z ustalonym standardem, nieprzestyganie zasad BHP…
- Spóźnienia, straszenie L4, i tak nie masz nikogo innego do tej pracy…Itd
- Podważanie autorytetu kierownika
- Groźby i próby zastraszenia – wulgarne zachowanie
- Inne wg Waszych doświadczeń
Podsumowanie i wnioski do dalszej pracy
- Mini analiza SWOT – nad czym będziesz dalej pracował?
- Ankieta oceny i Certyfikaty uczestnictwa
Outsourcing – co to znaczy
Outsourcing jest sprawdzoną od lat koncepcją zarządzania, która polega na przeniesieniu niektórych zadań i funkcji firmy usługodawcom zewnętrznym. Podwykonawcy, którym zlecane są określone czynności lub procesy, posiadają odpowiednie kwalifikacje i umiejętności do szybkiego i stosunkowo opłacalnego oddelegowania zadań.
Sam Henry Ford mówił o outsourcingu tak:
„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.”
Zalety outsourcingu:
- zwykle niższe koszty niż zatrudnienie pracownika,
- brak konieczności szkolenia,
- ograniczenie nakładów inwestycyjnych w dane stanowisko pracy,
- oszczędność czasu,
- fachowa obsługa,
- elastyczność,
- obniżenie ryzyka prowadzenia księgowości i rozliczeń skarbowych.
Wiadomo jednak, że nie zawsze i nie u każdego takie rozwiązanie się sprawdzi. Czasem oddelegowanie zadań firmie zewnętrznej może mieć negatywne konsekwencje. Z czym trzeba się liczyć?
Wady outsourcingu:
- ryzyko zatrudnienia nieprofesjonalnej firmy,
- zmniejszenie bezpieczeństwa w obszarze poufności danych,
- możliwość niższej jakości usług,
- uzależnienie biznesu od dostawców,
- możliwość wydłużonego czasu reakcji – z uwagi na liczbę obsługiwanych przez firmę outsourcingową klientów.