Wymiar czasu pracy to liczba godzin, którą pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym. W całym 2023 r. wymiar czasu pracy wynosi 2000 godzin. Jego wielkość uzależniona jest od tego, na jakie dni przypadają konkretne miesiące w roku kalendarzowym oraz jak umiejscowione są w nich święta. W przyszłym roku występuje świętoprzypadające w sobotę (11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości), które obniży wymiar czasu pracy każdego pracownika oraz święta przypadające w niedzielę, które nie
obniżają wymiaru czasu pracy.

Wymiar czasu pracy to liczba godzin, którą pracodawca powinien zaplanować pracownikowi do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym. Wymiar czasu pracy nie zależy od systemu czasu pracy lub rozkładu czasu pracy, w jakim pracownik wykonuje swoje obowiązki. Nie zależy również od dni, w jakie pracownik pracuje. Taki sam wymiar będzie miał zarówno pracownik, którego harmonogram układany jest tylko na dni od poniedziałku do piątku, jak i pracownik, który pracuje również w soboty, niedziele czy nawet święta. W każdym jednak przypadku, prawidłowe rozplanowanie czasu pracy – zarówno w ramach stałego rozkładu, jak i zmiennych harmonogramów czasu pracy, powinno zaczynać się od prawidłowego ustalenia wymiaru czasu pracy.

Obliczanie wymiaru czasu pracy

Wymiar czasu pracy, bez względu na to, w jakim systemie czasu pracy pracownik jest zatrudniony oraz w jakich dniach tygodnia pracuje, ustalamy zawsze w taki sam sposób.

Krok 1. Mnożymy 40 godzin przez pełne tygodnie pracy (pełne tygodnie pracy to 7 kolejnych dni, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego).

Krok 2. Dodajemy iloczyn 8 godzin i dni wystających poza pełne tygodnie pracy przypadających od poniedziałku do piątku.

Krok 3. Odejmujemy iloczyn 8 godzin i świąt przypadających od poniedziałku do soboty (jedynie święta przypadające w niedzielę nie obniżają wymiaru czasu pracy).

Wymiar czasu pracy w styczniu 2023 r. wyniesie 168 godzin.

Planując pracę w miesięcznym okresie rozliczeniowym, należy pamiętać, że nie wolno zaplanować jej więcej, niż to wynika z wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym miesiącu. Takie zaplanowanie powodowałoby bowiem powstanie godzin nadliczbowych, a co za tym idzie, ponieważ wynikałoby z planowania pracy, stanowiłoby wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.

Pracodawca nie może zaplanować pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Planując pracę, pracodawca nie powinien jej również zaplanować mniej, niż przewiduje to wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym. Jeśli jednak tak by uczynił – nie stanowi to wykroczenia, lecz powoduje, że mimo niedopracowania przez pracownika wymiaru czasu pracy, będzie musiał zapłacić mu wynagrodzenie za pełen wymiar. Gdyby pracodawca skrócił pracownikowi normy czasu pracy poniżej podstawowych norm, pracownik, który w takim okresie rozliczeniowym wypracował więcej godzin, ale nie przekroczyłby obowiązujących ogólnie norm czasu pracy, i tak wykonywałby pracę nadliczbową. Należy bowiem przyjąć, że planując pracownikowi mniejszą liczbę godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym, pracodawca postanawia, że norma czasu pracy pracownika w tym okresie jest niższa, niż wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów, a co za tym idzie, przekroczenie tej normy stanowi pracę w nadgodzinach.

Pracodawca ustalił, że w każdym miesiącu norma czasu pracy jest niższa o 8 godzin od norm ogólnie obowiązujących. W styczniu 2023 r. pracownik przepracował 160 godzin, mimo że w tym miesiącu wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Praca ponad zaplanowany czas stanowi pracę nadliczbową, nawet jeżeli nie przekroczyła w tym miesiącu 168 godzin. Oznacza to, że w styczniu 2023 r. pracownik przepracował 8 nadgodzin.

Obliczając wymiar czasu pracy, należy pamiętać, że ustala się go zawsze dla pełnego okresu rozliczeniowego, nie zaś dla poszczególnych miesięcy.

Wymiaru czasu pracy dla okresu rozliczeniowego dłuższego niż 1 miesiąc ustala się dla całego okresu, a nie dla poszczególnych miesięcy.

Przykład

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2023 r. ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 12 tygodni pracy (tygodnie pracy przypadają od 1 do 7, od 8 do 14, od 15 do 21, od 22 do 28 stycznia, od 29 stycznia do 4 lutego, od 5 do 11, od 12 do 18, od 19 do 25 lutego, od 26 lutego do 4 marca, od 5 do 11, od 12 do 18, od 19 do 25 marca) = 480 godzin;

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

480 godzin + 8 godzin × 5 dni wystających przypadających od poniedziałku do piątku (27–31 marca) = 520 godzin;

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

520 godzin – 8 godzin × 1 święto przypadające od poniedziałku do soboty (6 stycznia) = 512 godzin.

Wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym od stycznia do marca 2023 r. wynosi 512 godzin.

Identycznie ustalimy wymiar czasu pracy dla 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego, który jest wprowadzany u coraz większej liczby pracodawców. Tu jednak warto skorzystać z prostszego sposobu liczenia wymiaru czasu pracy. Może on być zastosowany jednak tylko w przypadku okresów rozliczeniowych dłuższych niż miesięczne, które przypadają na pełne miesiące pracy. Sposób ten polega bowiem na sumowaniu miesięcznych wymiarów czasu pracy obowiązujących w miesiącach, które przypadają na ten okres.

Przykład

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od stycznia do grudnia 2023 r. ustalamy, sumując miesięczne wymiary czasu pracy obowiązujące w miesiącach od stycznia do grudnia 2023 r.:

168 godzin (wymiar ze stycznia) + 160 godzin (wymiar z lutego) + 184 godziny (wymiar z marca) + 152 godziny (wymiar z kwietnia) + 168 godzin (wymiar z maja) + 168 godzin (wymiar z czerwca) + 168 godzin (wymiar z lipca) + 176 godzin (wymiar z sierpnia) + 168 godzin (wymiar z września) + 176 godzin (wymiar z października) + 160 godzin (wymiar z listopada) + 152 godziny (wymiar z grudnia) = 2000 godzin.

Jeśli okres rozliczeniowy nie pokrywa się z miesiącami kalendarzowymi (co najczęściej zdarza się w przypadku, gdy przepisy wprowadzające ten okres rozliczeniowy zaczęły obowiązywać w środku danego miesiąca), skorzystanie z powyższego, uproszczonego, sposobu liczenia wymiaru czasu pracy nie jest możliwe. W takim przypadku konieczne jest postępowanie według podstawowego sposobu.

Przykład

Wymiar czasu pracy dla pracownika zatrudnionego w miesięcznym okresie rozliczeniowym, który każdorazowo zaczyna się 10. dnia danego miesiąca, w okresie rozliczeniowym przypadającym od 10 kwietnia do 9 maja 2023 r. ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 4 tygodnie pracy (tygodnie pracy przypadają od 10 do 16, od 17 do 23, od 24 do 30 kwietnia oraz od 1 do 7 maja) = 160 godzin;

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy przypadających od poniedziałku do piątku

160 godzin + 8 godzin × 2 dni wystające przypadające od poniedziałku do piątku (8 i 9 maja) = 176 godzin;

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

176 godzin – 8 godzin × 3 święta przypadające od poniedziałku do soboty (17 kwietnia, 1 i 3 maja) = 152 godziny.

Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypadającym od 10 kwietnia do 9 maja 2017 r. wyniesie 152 godziny.

Podobnie jest w dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym, który nie pokrywa się z pełnymi miesiącami kalendarzowymi – w takim przypadku do ustalania wymiaru czasu pracy także musimy zastosować podstawowy sposób jego liczenia.

Przykład

Pracownik zatrudniony jest w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w którym okresy rozliczeniowe przypadają od 15 lutego 2023 r. do 14 maja 2023 r., od 15 maja 2023 r. do 14 sierpnia 2023 r., od 15 sierpnia 2032 r. do 14 listopada 2023 r. oraz od 15 listopada 2023 r. do 14 lutego 2023 r. Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypadającym od 15 lutego do 14 maja 2023 r. ustalamy następująco:

Krok 1. obliczamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 12 tygodni pracy (tygodnie pracy przypadają od 15 lutego do 21 lutego, od 22 lutego do 28 lutego, od 1 marca do 7 marca, od 8 marca do 14 marca, od 15 marca do 21 marca, od 22 marca do 28 marca, od 29 marca do 4 kwietnia, od 5 kwietnia do 11 kwietnia, od 12 kwietnia do 18 kwietnia, od 1 9 kwietnia do 25 kwietnia, od 26 kwietnia do 2 maja, od 3 maja do 9 maja) = 480 godzin;

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy przypadających od poniedziałku do piątku

480 godzin + 8 godzin × 3 dni wystające przypadające od poniedziałku do piątku (10, 11 i 12 maja) = 504 godziny;

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

504 godziny – 8 godzin × 3 święta przypadające od poniedziałku do soboty (17 kwietnia, 1 i 3 maja) = 480 godzin.

Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypadającym od 15 lutego do 14 maja 2023 r. wyniesie 480 godzin.

Ustalając wymiar czasu pracy dla dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego, należy pamiętać, że obowiązuje on w całym okresie, nie zaś w poszczególnych jego miesiącach. Oznacza to, że planując pracę, można ją zaplanować na, co do zasady, dowolną liczbę godzin w miesiącach kalendarzowych (nie naruszając jednak pozostałych przepisów o czasie pracy, np. o dobowych odpoczynkach, obowiązujących dobowych normach czasu pracy itp.), byleby nie przekroczyć wymiaru czasu pracy obwiązującego w okresie rozliczeniowym.

Przykład

Pracodawca zatrudniający pracowników w równoważnym systemie czasu pracy dopuszczającym pracę do 12 godzin na dobę, w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w związku z przewidywanym dużym zamówieniem ma zamiar na początku 2023 r. zaplanować pracownikom następującą liczbę godzin do przepracowania:

● w styczniu – 204,

● w lutym – 204,

● w marcu – 104.

Takie zaplanowanie pracy jest prawnie dopuszczalne. Wymiar czasu pracy obowiązuje bowiem w okresie rozliczeniowym i nie ogranicza liczby godzin możliwych do przepracowania w poszczególnych jego miesiącach. Jeśli zatem w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2023 r. wymiar czasu pracy wynosi 512 godziny, to oznacza, że pracodawca może go rozłożyć na pracę we wskazany powyżej sposób, byleby łączna liczba zaplanowanych na te miesiące godzin pracy nie przekroczyła obowiązującego w tym okresie wymiaru, czyli 512 godzin.

Zaplanowanie pracy w dłuższym niż miesięcznym okresie rozliczeniowym, na różną liczbę godzin w poszczególnych miesiącach tego okresu, ale w łącznej liczbie godzin odpowiadającej wymiarowi czasu pracy w tym okresie, oznacza planowanie pracy zgodnie z wymiarem czasu pracy, a co za tym idzie, jeśli pracownik wynagradzany jest stawką miesięczną wynagrodzenia, to za każdy przepracowany, zgodnie z takim planem miesiąc, otrzyma wynagrodzenie w wysokości zapisanej w umowie o pracę.

Przykład

Pracodawca zatrudniający pracowników w równoważnym systemie czasu pracy dopuszczającym pracę do 12 godzin na dobę, w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym na październik – grudzień 2023 r. zaplanował pracownikowi następującą liczbę godzin do przepracowania:

● w październiku – 200,

● w listopadzie – 200,

● w grudniu – 88.

Takie planowanie jest dopuszczalne, gdyż obowiązujący w tym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy to 488 godzin. Pracownik w umowie o pracę ma zapisaną stawkę miesięczną wynagrodzenia w wysokości 4000 zł. Jeśli przepracuje w każdym z wyżej wymienionych miesięcy zaplanowaną liczbę godzin (odpowiednio: 200, 200 i 88 godzin) otrzyma za każdy miesiąc wynagrodzenie w wysokości 4000 zł.

Wymiar czasu pracy pracowników niepełnoetatowych

Wymiar czasu pracy pracowników niepełnoetatowych ustalamy identycznie jak tych, którzy pracują w pełnym wymiarze czasu pracy, z tym jednak zastrzeżeniem, że ostatecznie mnożymy go przez wielkość etatu, która jest zastrzeżona w ich umowach o pracę.

Przykład

Wymiar czasu pracy obowiązujący w maju 2023 r. dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w miesięcznym okresie rozliczeniowym ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 4 tygodnie pracy (tygodnie pracy przypadają od 1 do 7, od 8 do 14, od 15 do 21 oraz od 22 do 28 maja) = 160 godzin;

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

160 godzin + 8 godzin × 3 dni wystające przypadające od poniedziałku do piątku (29, 30 i 31 maja) = 184 godziny;

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

184 godzin – 8 godzin × 2 święta przypadające od poniedziałku do soboty (1 i 3 maja) = 168 godzin;

Krok 4. mnożymy czas pracy przez wielkość etatu

168 godzin × 1/2 etatu = 84 godziny.

Wymiar czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w maju 2023 r. wyniesie 84 godziny.

Tu jednak również należy pamiętać, że wymiar ustalany jest dla pełnego okresu rozliczeniowego, w którym pracownik niepełnoetatowy jest zatrudniony.

Przykład

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od lipca do września 2023 r. ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 13 tygodni pracy = 520 godzin;

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

520 godzin + 8 godzin × 0 dni wystających przypadających od poniedziałku do piątku = 520 godzin;

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

520 godzin – 8 godzin × 1 święto (15 sierpnia) przypadające od poniedziałku do soboty = 512 godzin;

Krok 4. mnożymy czas pracy przez wielkość etatu

512 godzin × 1/2 etatu = 256 godzin.

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym od lipca do września 2023 r. wynosi 256 godzin.

O wymiarze czasu pracy pracowników niepełnoetatowych należy pamiętać, gdy pracują oni w stałych dniach i godzinach. Może się bowiem zdarzyć, że praca w tych ustalonych dniach i godzinach spowoduje przekroczenie obowiązującego w okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy lub jego niedopracowanie. W takiej sytuacji pracodawca powinien podjąć decyzję o zmianie niektórych dni lub godzin ich pracy w tym okresie, tak by pracownik wypracował tyle godzin, ile wynika z obowiązującego go wymiaru czasu pracy.

Przykład

Pracodawca zatrudnił na 1/2 etatu pracownika, który ma pracować stale w poniedziałki i wtorki po 8 godzin oraz w środy po 4 godziny z wyłączeniem świąt, w miesięcznym okresie rozliczeniowym.

W lutym 2023 r. pracownik, pracując w ten sposób wypracuje 80 godzin, czyli tyle, ile wynosi jego wymiar czasu pracy obowiązujący w tym miesiącu [(40 × 4 tygodnie pracy + 8 × 0 dni wystających przypadających od poniedziałku do piątku – 8 × 0 świąt przypadających od poniedziałku do soboty) × 1/2 etatu = 80].

W maju 2023 r. jednak, pracując w ustalony sposób, pracownik wypracowałby 88 godzin, podczas gdy jego wymiar czasu pracy wynosi w tym miesiącu 84 godziny [(40 × 4 tygodnie pracy + 8 × 3 dni wystające przypadające od poniedziałku do piątku – 8 × 2 święta przypadające od poniedziałku do soboty) × 1/2 = 84]. Z tego też powodu pracodawca powinien zdecydować, że w maju, ze względu na obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, np. nie będzie on pracował w jedną środę lub w innym dniu, zamiast pracować 8 godzin, będzie wykonywał swoje obowiązki przez 4 godziny. W przeciwnym przypadku 4 nadpracowane godziny będą dodatkową pracą, za którą pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie.

Inaczej zaś będzie w grudniu 2023 r. – w tym miesiącu pracownik, pracując w ustalony sposób, wypracuje jedynie 64 godziny, podczas gdy jego wymiar czasu pracy wynosi 76 godzin, czyli aż o 12 więcej [(40 × 4 tygodnie pracy + 8 × 1 dzień wystający przypadające od poniedziałku do piątku – 8 × 2 święta przypadające od poniedziałku do soboty) × 1/2 = 76]. W takim przypadku pracodawca może polecić pracownikowi, aby ten dopracował obowiązujący go wymiar czasu pracy, inaczej mimo niedopracowania będzie musiał wypłacić pracownikowi pełne miesięczne wynagrodzenie, czyli za obowiązujący go pełen wymiar czasu pracy. Mógłby to zrobić np. polecając pracownikowi, aby przyszedł do pracy dodatkowo w jeden z czwartków na 8 godzin, oraz w jedną środę, zamiast na 4 – również na 8 godzin (pod warunkiem że konkretne dni i godziny pracy nie zostały w sposób sztywny zapisane w umowie o pracę – w przeciwnym bowiem razie, takie „dopracowanie” wymiaru nie będzie możliwe, a pracownikowi będzie należało się za nie wynagrodzenie wynikające z treści umowy.

Święta niedzielne a wymiar czasu pracy

Zasadą jest, że święta przypadające w okresie rozliczeniowym obniżają wymiar czasu pracy każdego pracownika o 8 godzin. Dlatego też, ustalając wymiar czasu pracy, odejmowaliśmy od niego iloczyn 8 godzin i liczby świąt przypadających w okresie rozliczeniowym. Wyjątkiem są święta przypadające w niedzielę. O te święta wymiar czasu pracy nigdy nie jest obniżany.

Święta przypadające w niedzielę nie obniżają wymiaru czasu pracy.

Przykład

Wymiar czasu pracy obowiązujący w kwietniu 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w miesięcznym okresie rozliczeniowym ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 4 tygodnie pracy = 160 godzin;

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

160 godzin + 8 godzin × 0 dni wystających przypadających od poniedziałku do piątku = 160 godzin;

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

160 godzin – 8 godzin × 1 święto przypadające od poniedziałku do soboty (17 kwietnia, 16 kwietnia nie jest uwzględniany, gdyż przypada w niedzielę, a więc nie obniża wymiaru czasu pracy w tym miesiącu) = 152 godziny.

Wymiar czasu pracy w kwietniu 2023 r. wyniesie 152 godziny.

Identycznie jest w dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym.

Przykład

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od kwietnia do czerwca 2023 r. ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 13 tygodni pracy = 520 godzin;

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

520 godzin + 8 godzin × 0 dni wystających przypadających od poniedziałku do piątku = 520 godzin;

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

520 godzin – 8 godzin × 4 święta przypadające od poniedziałku do soboty (17 kwietnia, 1 i 3 maja, 15 czerwca; 16 kwietnia i 4 czerwca nie są uwzględniane, gdyż przypadają w niedziele, czyli nie obniżają wymiaru czasu pracy w tym okresie rozliczeniowym) = 488 godziny.

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym od kwietnia do czerwca 2023 r. wynosi 488 godzin.